Nieuwsbrief nummer 40, februari 2015

Inleiding
Het vernieuwen van BRON is voor de mbo-sector van groot belang. Enerzijds omdat een moderne uitwisseling van gegevens noodzakelijk is vanwege wetgeving, zoals de nieuwe bekostigingsmethodiek. Aan de andere kant kan het ook de administratieve last van instellingen verminderen. Het is daarom goed om te vernemen dat het ministerie aan DUO de opdracht heeft gegeven voor het project Doorontwikkelen BRON. We kunnen daarmee aan de slag binnen de sector. Dat zal de komende jaren veel inzet vergen van instellingen, leveranciers en ketenpartijen, zoals SBB. Een hele uitdaging!

In de vorige nieuwsbrief werd het vertrek van een van de bestuursleden van saMBO-ICT gemeld. Inmiddels is de vacature ingevuld met Cor van Gerven van het Koning Willem I College. Naast deze bestuurszetel zijn er drie bestuurders benoemd in de ledenraad van SURF. Dit zijn Paula Sukel (ROC Tilburg), Ed van den Berg (NOVA College) en Gerrit Vreugdenhil (ROC van Amsterdam). Vanuit de ledenraad zullen deze bestuurders de vraag van het mbo vertegenwoordigen. Naast de ledenraad wordt ook een structuur ingericht om de inhoudelijke sturing van SURF vorm te geven.

Tenslotte nog een oproep: inmiddels hebben bijna 40 instellingen de vragenlijst rondom de BPV Monitor ingevuld. Dat is belangrijk om op die manier zicht te krijgen op de uitvoerbaarheid van deze monitor. Hoewel de sluitingstermijn eigenlijk is gesloten, blijft het tot 27 februari mogelijk de vragenlijst in te vullen.

Jan Bartling


Conferentie -van gaan en komen-
Naast onderwerpen voor de volgende conferentie was er in de evaluatie van de 31e saMBO-ICT conferentie bij het Horizon College in Heerhugowaard vooral veel waardering en lof voor de gastvrije ontvangst, de uitstekende organisatie en de inzet van de studenten van de opleidingen Horeca, Brood & Banket en Facilitaire Dienstverlening. The proof of the pudding is in the eating… en dat kiezen lastig is bleek wel uit de rij wachtenden bij het lunchbuffet!
De keynotes en presentaties zijn te vinden op de website van saMBO-ICT.

Het avondprogramma bestond ditmaal uit een keynote, rondleiding en werk-diner. Welke voorzieningen verwacht je in de toekomstige school en welke toepassingen/doelgroepen horen daarbij. Het antwoord daarop bleek nog best lastig. Verbinding zoeken met de (directe) omgeving vormde de rode daad in de antwoorden. Denk hierbij aan combinaties tussen school en station/seats2meet/buurt- en/of evenementencentrum. Maar ook de verbinding met bijvoorbeeld ouderen in de vorm van een ICT helpdesk. Wat meer controversieel genoemd is het inzetten van een school als jeugdgevangenis of daklozenopvang. Hier een terugblik in foto's.

Inmiddels is alweer gestart met de komende 32e saMBO-ICT conferentie. Op donderdag 1 en vrijdag 2 oktober zijn we te gast bij ID College in het sfeervolle Gouda.



saMBO-ICT Gebruikersdagen
2 februari 2015 thema: BPV
De thematische opzet van de gebruikersdagen wordt blijkbaar gewaardeerd. Voor 2 februari, waar het thema BPV centraal stond, hadden ruim 130 personen zich opgegeven. Mede vanwege een grote treinstoring bleef er een flink aantal stoelen leeg, maar met 100 aanwezigen konden we ons nog steeds verheugen in een ruime belangstelling. Uiteraard zijn de presentaties beschikbaar op de site.

13 april 2015 thema: herziening kwalificatiestructuur
Op 13 april 2015 zal het ochtendprogramma van de gebruikersdag volledig in het teken staan van de herziening van de kwalificatiestructuur. Graag willen we dan weer een aantal scholen aan het woord laten. Is uw instelling al bezig met de voorbereidingen voor de invoering van HKS en/of doen er opleidingen mee aan het ´vrijwillig jaar´ waarin al kan worden ingeschreven op de nieuwe opleidingen? Graag nodigen wij u uit dit te delen met uw collega´s op de gebruikersdag. Scholen die bereid zijn dit te presenteren worden opgeroepen zich te melden bij deprogrammacommissie.

8 juni 2015 thema: Doorontwikkelen BRON
Reserveert u ook de volgende gebruikersdagen vast in uw agenda: 8 juni, 28 september en 23 november 2015. Alle informatie van voorgaande en van komende gebruikersdagen staat hier op de saMBO-ICT site.



Ambassadeursnetwerk mbo
Op 20 januari jl. was het ambassadeursnetwerk te gast bij Nimeto in Utrecht. Het thema: Slim faciliteren van de student 3.0 werd door ambassadeurs van maar liefst vier verschillende instellingen toegelicht op basis van het vier in balans model. Niet alleen succesverhalen, maar ook aandachtspunten en valkuilen kwamen ter sprake. De presentaties van die dag zijn hier te vinden.

De volgende bijeenkomst is op woensdag 18 maart bij ROC van Amsterdam, locatie Gare du Nord en ook dit belooft weer een bijzondere bijeenkomst te worden!



Netwerk Informatiemanagers
De opdrachtgever stond centraal tijdens de bijeenkomst op 12 februari in Utrecht. Met medewerking van Arlande is de rol van de opdrachtgever in de verschillende stadia van een project behandeld. De deelnemende informatiemanagers hebben vaak te maken met opdrachtgevers en projectleiders in hun werk. Daarbij is soms te zien dat de rollen onvolledig of onjuist worden ingevuld. Wie is er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de businesscase? Welke taken moet een opdrachtgever uitvoeren, zoals controleren op voortgang, maar ook communiceren naar de rest van de organisatie. In het tweede deel van de middag werd aandacht gegeven aan de verschillende fasen van een project. In elke fase mag iets anders van een opdrachtgever verwacht worden.

De informatiemanagers kunnen met de kennis van deze middag in de eigen instelling aan de slag. Daarbij heeft men diverse handvatten meegekregen, hoe je de opdrachtgever in de juiste rol krijgt. Een speciale training voor opdrachtgevers kan daarbij ook helpen.

Op 16 april a.s. is de volgende bijeenkomst van het netwerk. Het thema is nog niet bekend. De locatie is weer in Utrecht.



Programma MBOcloud
Programma is opgehangen aan drie pijlers voor toekomstig succes:
  • Realisatie – er moet een werkend platform zijn;
  • Markt – er moeten voldoende marktpartijen (willen) aanhaken met voldoende aanbod;
  • Scholen – er moeten voldoende scholen zijn die mee willen doen;
Realisatie
De realisatie ligt in handen van het pilot-project onder leiding van projectmanager Hedwig van Vuuren (Kennisnet). De demonstratiesoftware is gereed en geeft een goede indruk van wat de bedoeling is. Wil je meekijken en met jouw inzichten en commentaar het product verbeteren: meld je aan bijHedwig van Vuuren.

Markt
Naast de marktpartijen die via de pilotscholen worden aangedragen, probeert het programma diverse aanbieders te interesseren voor deelname. Zowel distributeurs, kenniscentra, uitgevers als leveranciers van clouddiensten worden benaderd (en kunnen ons ook benaderen!). We willen ook gevirtualiseerde softwarepakketten via MBOcloud ontsluiten, leveranciers werken aan concrete oplossingen hiervoor. Op 5 maart a.s. wordt een klankbordgroep-bijeenkomst georganiseerd voor leveranciers die voornemens zijn om aan te sluiten op MBOcloud. Je kunt je voor deze bijeenkomst of voor meer informatie nog aanmelden bij programmamanager Maaike Stam.

Agenda & Mijlpalen MBOcloud
5 maart 2015 – stuurgroep realisatie plateau 1
5 maart 2015 – bijeenkomst klankbordgroep leveranciers MBOcloud
20 maart 2015 – Taskforce MBOcloud
1 mei 2015 – start Pilot MBOcloud



Programma SION
In het verband van SION is de afgelopen periode vooral gewerkt aan een aantal onderwerpen die ook voor het mbo van belang zijn.

Nummervoorziening
Instellingen mogen maar niet zonder meer hun studentengegevens delen met bijvoorbeeld uitgevers. Een oplossing voor dit probleem is “pseudonimiseren”. Dat wil zeggen dat een student geïdentificeerd wordt met een pseudoniem in plaats van naam of andere identificerende kenmerken. Met een nummervoorziening kan zo’n pseudoniem worden uitgegeven. Voor alle onderwijssectoren zal een dergelijke voorziening worden ontwikkeld. Binnen het programma MBOcloud wordt al langer een dergelijke voorziening gewenst.

Digitaal ondertekenen
SURF en Kennisnet hebben op zich genomen om een voorziening te (laten) ontwikkelen voor het digitaal ondertekenen van de onderwijsovereenkomst. SURF en Kennisnet leveren in het eerste kwartaal een uitgewerkt ontwerp en een projectplan op. Het streven is om in 2015 een werkende oplossing te hebben voor meerderjarige studenten in het MBO.

Katern informatiebeveiliging en privacy
Binnen SION wordt gewerkt aan een katern rondom informatiebeveiliging en privacy. Het gaat daarbij niet alleen om ketenprocessen, zoals digitaal aanmelden of teruglevering van gegevens. Het katern levert namelijk ook een soort kader op waarop de sectorprogramma’s kunnen bouwen. Het is dan ook volledig in lijn met de activiteiten binnen het mbo.

Speciale aandacht krijgt het certificeren van ketenpartners. Soms is dat verplicht, zoals bij digitaal aanmelden. Soms is het zeer verstandig vanuit de risicobeheersing. Het uitgeven van certificaten gebeurt nu nog vanuit zelfregulering. In de SION plannen wordt echter ook gewerkt aan het aanstellen van een toezichthouder en het uitvoeren van onafhankelijke audits. Bij dat laatste staat een aantal pilots in de planning van dit jaar.

Conferentie architectuur
Op vrijdag 24 april wordt de conferentie ‘Digitale informatiehuishouding in het onderwijs’ gehouden bij Domstad in Utrecht. Onderwerp is het gebruik van architectuur bij het samenwerken in onderwijsketens. De conferentie richt zich op iedereen die betrokken is bij informatie-uitwisseling tussen verschillende organisatie binnen het onderwijsdomein. Dus zowel voor onderwijsinstellingen, ontwikkelaars en leveranciers. Inschrijven is mogelijk via deze pagina.



Doorontwikkelen BRON
In september 2014 is gestart met de voorbereidingen van het programma Doorontwikkelen BRON in het mbo. Doorontwikkelen BRON richt zich op de modernisering van de gegevensuitwisseling tussen de instellingen en DUO. De huidige uitwisseling met behulp van bestanden wordt vervangen door gevalsgewijze uitwisseling op basis van berichtenverkeer. Naast het leveren van de gegevens door instellingen aan DUO wordt ook veel aandacht besteed aan het (terug)leveren van gegevens door DUO aan de instellingen, onder andere gegevens over de bekostigingsstatus op individueel niveau.

Doorontwikkelen BRON is een programma waarin het veld, DUO en OCW samen optrekken. Er is een werkgroep en een projectgroep ingericht, waaraan instellingen, leveranciers van administratiesystemen, saMBO-ICT, MBO Raad, SBB, DUO en OCW deelnemen. De werkgroep is in september 2014 gestart met de uitwerking van de zogenaamde product backlog, de lijst van te realiseren functionaliteiten van het nieuwe BRON voor het mbo. In de projectgroep wordt op dit moment gewerkt aan het invoerscenario voor het nieuwe BRON. Hierbij worden de ontwikkelagenda’s van de softwareleveranciers en DUO zo veel als mogelijk op elkaar afgestemd. Verder wordt in het invoerscenario rekening gehouden met nieuw beleid, zoals de herziening van de kwalificatiestructuur. De komende periode zullen saMBO-ICT en DUO de instellingen over Doorontwikkelen BRON informeren via de bekende kanalen (nieuwsbrief, e-zine en gebruikersdagen).



Optimalisatie BPV Keten
Rondom de BPV gebeurt veel, zowel inhoudelijk als op het vlak van de informatie-uitwisseling. Het afgelopen jaar zijn er twee onderzoeken gedaan over het functioneren van de BPV Keten, één door Cap Gemini, de laatste door Berenschot. Het eerst rapport heeft een goede analyse opgeleverd van de keten met een aantal opties om die te verbeteren. Het rapport van Berenschot beschrijft een oplossing die de keten optimaliseert. Dat wil zeggen dat gegevens op elk moment bij alle partijen (student, instelling, SBB, stagebedrijf en DUO) hetzelfde zijn. Dus kan het niet voorkomen dat een accreditatie wel bekend is bij een instelling, maar niet (meer) bij DUO. In feite gaat het dus om een beleidsneutrale verbetering van de keten. Toch zitten er aan deze ontwikkeling een aantal bestuurlijke kanten, zoals de openheid van stagegegevens, de governance van de keten en niet te vergeten de financiering van deze verbeteringen in de keten. Deze worden de komende periode binnen en met SBB en de MBO Raad opgepakt.



BPV Monitor
De minister van OCW heeft onderwijs en bedrijfsleven in SBB verband gevraagd een kwaliteitsmonitor voor de beroepspraktijkvorming te ontwikkelen. In deze BPV Monitor worden studenten, praktijkopleiders van leerbedrijven en bpv-begeleiders van scholen na afloop van de bpv gevraagd deze te evalueren. De basis voor deze evaluatie zijn de gemaakte afspraken uit het BPV Protocol. De BPV Monitor wordt ontwikkeld door onderzoeksbureaus ResearchNed en AO Consult in opdracht van SBB.

In 2014 is een pilot uitgevoerd met 6 scholen met het instrument van de BPV Monitor. Op basis van deze pilot zijn enkele verbeteringen gedaan aan onder meer de vragenlijst en de instructie voor scholen en leerbedrijven. De mogelijkheden om de administratieve lasten aan de kant van de scholen bij de invoer van gegevens te beperken zijn onderzocht. De vragen van BPV Monitor zoals deze voor de pilots zijn vastgesteld, zijn te vinden op deze pagina.

Opbouwfase BPV Monitor 2015
In een opbouwfase in het voorjaar van 2015 wordt de BPV Monitor doorontwikkeld. Twaalf scholen gaan het instrument uitvoeren. Met een goede spreiding over de verschillende soorten scholen wordt de uitvoerbaarheid van het instrument onderzocht. Daarbij is het doel alle niveaus, leerwegen en branches vertegenwoordigd te hebben. De opbouwfase moet zicht geven op de administratieve belasting voor de scholen en nagaan of een koppeling van het monitorinstrument aan de registraties van de scholen deze last vermindert. Tot slot zal aandacht worden besteed aan de terugkoppeling van de resultaten naar de respondenten en de rapportage over de bevindingen. Het betrokken onderzoeksbureau stelt hierbij dat de privacy van de respondenten wordt geborgd. De opbouwfase wordt afgesloten met een evaluatie.

Na de evaluatie van de opbouwfase zal bekeken worden of de geplande landelijke invoering van de BPV Monitor plaats kan vinden in september/oktober van 2015.

De instellingen is via een uitvraag verzocht om aan te geven of de gegevens die nodig zijn om de BPV Monitor uit te voeren aanwezig zijn en centraal worden geregistreerd. In dezelfde vragenlijst wordt verzocht aan te geven welke systemen hierbij worden gebruikt. Inmiddels hebben bijna 40 instellingen gereageerd. Diegenen die dat nog niet hebben gedaan worden hierbij opgeroepen dit alsnog te doen, om het beeld compleet te krijgen. Eventuele informatie is op te vragen bij het secretariaat van saMBO-ICT.



Informatiebeveiliging in het mbo
Door het toegenomen gebruik van ict op onze scholen komt ook het informatiebeveiligingsbeleid steeds vaker ter sprake. Daarom hebben saMBO-ICT, Kennisnet en SURF een programma Informatiebeveiliging (IB) opgezet. Een speciale taskforce vanuit het mbo stuurt dit programma aan en monitort de voortgang. Hier wordt de voortgang en alle beschikbare informatie gedeeld.

Eerste resultaten Taskforce Informatiebeveiligingsbeleid in het mbo
De werkgroepen zijn nu een klein half jaar actief en de eerste concrete resultaten zijn nu beschikbaar. Allereerst is het Verantwoordingsdocument Informatiebeveiliging in het mbo vastgesteld (IBBDOC1), waarin expliciet beschreven staat wat het programma beoogt, welke uitgangpunten daarbij gelden, welke keuzes zijn gemaakt (standaard ISO27001/2 bijvoorbeeld) en welke producten er allemaal opgeleverd gaan worden. Met dit document is heel scherp neergezet wat het programma moet gaan opleveren. Uitgebreid verslag en alle beschikbare producten zijn te vinden op onze website en bij Kennisnet.



Rapport Schonen (kern)registratiesystemen gepubliceerd
Document management voor zowel papieren als digitale documenten heeft de laatste jaren serieus de aandacht gekregen. De scholen zijn er actief mee aan de slag, maar er is ook nog veel te doen. Zeker met de naderende Europese wetgeving, die strenger is dan de nationale wetgeving in Nederland.

Dat geldt temeer voor de gegevens in (kern)registratiesystemen. In principe gelden daarvoor dezelfde regels, maar de uitvoering ervan is ingewikkelder, mede vanwege de relaties die er zijn binnen de systemen en de koppelingen tussen de systemen zowel binnen als buiten de organisatie. Daardoor is, mede naar aanleiding van de schoningsactie van DUO voor BRON in de zomer van 2013, bij herhaling de vraag binnen gekomen bij saMBO-ICT of hier in samenwerking iets aan gedaan kan worden.

In het najaar van 2014 heeft saMBO-ICT dit in samenwerking met Kennisnet en vijf scholen opgepakt.
Hier is het Eindrapport van deze werkgroep.



Ict-bekwaamheid in het mbo. Hoe? Zo!
Ict is een effectief middel binnen het onderwijs. Je mag van professionele docenten verwachten dat zij hier gebruik van maken. Wil een mbo-instelling werken aan ict-bekwaamheid, dan is het belangrijk te zorgen voor een cultuur die de inzet van ict integraal ondersteunt. Dit vraagt niet alleen iets van docenten en teammanagers, maar van iedereen die binnen de school werkt.

De publicatie Ict-bekwaamheid in het mbo Hoe? Zo! richt zich op bestuurders en leidinggevenden en beschrijft welke vragen en antwoorden van belang zijn bij ictbekwaamheid van docenten en managers.



Nieuws van de gebruikersvereniging Red Spider
Het ICT-applicatielandschap binnen het onderwijs is de laatste jaren aan verandering (Cloud, SaaS) onderhevig. Toegang (identiteiten), access (beveiliging) en standaarden worden steeds belangrijker en bepalender. Reden voor de vereniging Red Spider om een vernieuwingstraject voor Red Spider op te starten. De huidige versie wordt gekenmerkt door de toevoeging ‘Next Generation’ aan de naam Red Spider (RSNG) en dateert van 2010. Samen met Twynstra Gudde is er een plan van aanpak opgesteld.
Het project start (in eerste instantie) met drie fases:
  • Functioneel – wat moet leiden tot een programma van eisen;
  • Architectuur – invulling geven aan technische aspecten, toepassing van standaarden en architectuur bepaling zoals het project MBOcloud;
  • Marktverkenning – op basis van de voorgaande fasen het zoeken van een oplossing en deze afwegen t.o.v. de eisen en de architectuur.
De sessies voor functioneel en architectuur zijn gepland in maart en april.
Red Spider kent op dit moment 18 leden binnen het voortgezet- en middelbaar onderwijs. Voor informatie over dit traject of de vereniging Red Spider kun je contact opnemen met Roy Dusink of mailen naar bestuur@redspider.nl.



Nieuws over aansluiten bij SURF
Op 28 januari jl. is Stichting SURF omgezet in de Coöperatie SURF. Hiermee is de laatste hindernis weggenomen om ook alle mbo-instellingen uit te nodigen lid te worden van de Coöperatie SURF. Hiermee legt een mbo-instelling een inbestedingsrelatie met SURF: de aanbestedingsplicht van de mbo-instelling draagt zij voor een deel van de diensten over aan SURF. Tevens krijgt een mbo-instelling daarmee toegang tot de dienstverlening van SURFmarket (softwarelicenties, e.d.).
In de laatste week van februari gaat er een gezamenlijke brief van SURF en saMBO-ICT uit naar de Colleges van Besturen van de mbo-instellingen met meer informatie.
Tevens organiseren SURF en saMBO-ICT een informatiebijeenkomst op het SURF kantoor in Utrecht, op vrijdag 20 maart van 12:30 - 14:00 uur.
Voor meer informatie zie:
Nieuwsbericht over de omzetting naar coöperatie SURF.
Presentatie gegeven tijdens de saMBO-ICT-conferentie in Heerhugowaard.



Benieuwd naar de toegevoegde waarde van SURFmarket?
Het mbo kan bij SURFmarket softwarelicenties en clouddiensten afnemen met de best mogelijke voorwaarden. 22 instellingen hebben inmiddels interesse getoond. Ze hebben kennisgemaakt met SURFmarket, verteld over hun licentiegebruik en meer te horen gekregen over de toegevoegde waarde van SURFmarket. 12 instellingen hebben toegang gevraagd tot het licentieportfolio op www.SURFmarket.nl. Dit portfolio groeit elke maand. En bestaat nu uit het aanbod van 28 verschillende ICT-aanbieders. Bent u ook nieuwsgierig naar de toegevoegde waarde van SURFmarket voor het mbo? Kijk voor meer informatie op saMBO-ICT.nl. Voor een kennismakingsgesprek of vragen neemt u contact op met Maaike Hazewinkel via maaike.hazewinkel@surfmarket.nl.



Van beheer- naar regieorganisatie
De ICT-organisatie van instellingen vertoont vaak vooral de kenmerken van een beheerorganisatie. Daarbij is volledige controle op de door de instellingen zelf geleverde diensten nodig. Door de snelle veranderingen in de ICT-wereld is dit echter steeds lastiger. ICT-organisaties kunnen dit oplossen door zich in te richten als een ICT-regieorganisatie.

Onlangs is bij SURF het Whitepaper Naar een ICT-regieorganisatieverschenen. Het whitepaper beschrijft de kenmerken van de ICT-regieorganisatie en de manier waarop instellingen de overgang kunnen maken van een ICT-beheerorganisatie naar zo’n regieorganisatie. Het whitepaper is tot stand gekomen in samenwerking met verschillende functionarissen bij de instellingen onder regie van Sir Bakx en Bert van Zomeren. Bezochte organisaties zijn onder andere Horizon College, Alfa College en ROC Leeuwenborgh.



Notificaties in de Groepsomgeving
Ben je lid van een of meerdere groepen in onze Groepsomgeving en wil je op de hoogte blijven van wat daarin gebeurt? Dan kun je Notificaties aanzetten zodat je via e-mail een seintje krijgt zodra er iets in de betreffende groep geplaatst wordt. Klik daarvoor op Instellingen rechts boven in het startscherm en dan linksonder op Groepsnotificaties. Je krijgt dan een overzicht van de groepen waar je lid van bent. Door op de juiste plek een vinkje te plaatsen activeer je notificaties voor de betreffende groep(en). Vergeet daarna niet om op Opslaan te klikken!
In deze screencast worden bovenstaande handelingen kort uitgelegd.



Vragen van en aan collega's
De vraagbaak is verhuisd naar de Groepsomgeving. Iedereen die daar toegang toe heeft kan deze vragen daar zien, zelf een nieuwe vraag stellen of reageren op vragen van anderen! Naar de Vraagbaak.

Laatst gestelde vragen:
Plagiaatdetectie in het mbo
Hoe om te gaan met pesten van docenten via Social Media en Internet

Discussies op LinkedIn
Behalve in de Vraagbaak worden er ook vragen gesteld en 
discussies gestart in de LinkedIn groep van saMBO-ICT.
Deze groep telt op moment van schrijven 974 leden.