Nieuwsbrief nummer 35, juni 2014

Inleiding
Wat schrijf je als inleiding op de laatste nieuwsbrief van het cursusjaar? Een terugblik over wat er afgelopen jaar is gebeurd of een vooruitblik naar alles wat komen gaat?

We beschouwen vaak zo’n vakantieperiode als een soort waterscheiding. Je hoort van iedereen de tijdsaanduiding “voor de zomer” of “na de zomer”. Maar eigenlijk weten we allemaal dat we middenin een omvangrijke agenda aan het werk zijn. Die stopt niet in de zomer. De zomer is wel een moment om eens te bezien welk werk we met alle partijen onder handen hebben. Van de herziening van de kwalificatiestructuur, nieuwe bekostiging, doorontwikkelen van BRON, maar ook Informatiebeveiliging en MBOcloud. Een overzicht kan helpen om verbanden te zien, afhankelijkheden te signaleren of aanwijzen waar we met andere onderwijssectoren aan moeten werken.

Deze iAgenda, een overzicht van alle activiteit, hebben we opgesteld samen met onze belangrijkste partners. Vandaag wordt een voorlopige versie op onze site gepubliceerd. Deze zal “na de zomer” ook weer geregeld aangepast en vernieuwd worden.

Groeten,

Jan Bartling


30e saMBO-ICT conferentie 17+18 september Groenhorst Barneveld
Het programma is nagenoeg gereed en te vinden op onze website. De uitnodiging is via onze contactpersonen verspreid en daarmee zijn alle voorbereidingen getroffen en is ook voor de programmacommissie de vakantie periode aangebroken. Alhoewel het de 30e keer is dat de conferentie wordt georganiseerd, blijft het spannend! Is het programma gevarieerd genoeg, zijn de keynotes voldoende uitdagend en krijgen we de 200 conferentie bezoekers naadloos in een volledig in bedrijf zijnde school opgenomen. Vooralsnog gaan wij genieten van een rustperiode waarin we nauwlettend de aanmeldingen volgen in de veronderstelling elkaar 17 en/of 18 september in Barneveld te kunnen begroeten, midden tussen de dieren, in een volledig gerenoveerd Groenhorst Barneveld. Wij zijn er klaar voor en hebben er zin in..



Presentaties gebruikersdag gefilmd
Een aantal instellingen heeft gevraagd of het mogelijk is de presentaties van het plenaire gedeelte van onze gebruikersdagen op video vast te leggen, zodat ook belangstellenden die niet aanwezig kunnen zijn het laatste nieuws kunnen volgen zoals het daar gedeeld wordt.
Bij wijze van proef hebben we tijdens het plenaire gedeelte van de laatste gebruikersdag alle ochtendsessies opgenomen. Dit gaan we ook doen op de conferentie in Barneveld.

Afhankelijk van de reacties en het aantal “hits” zullen we besluiten of we dit vaker gaan doen.



Nieuwe gebruikersgroepen
Regelmatig ontvangen wij verzoeken voor nieuwe gebruikersgroepen mbt software, in gebruik bij MBO-instellingen. Aangezien kennisdeling en belangenbehartiging enkele van de pijlers zijn onder saMBO-ICT bezien we elk verzoek op haalbaarheid. Recentelijk zijn we gestart met een gebruikersgroep rond het roosterprogramma Untis en vanaf november wordt ook het planningspakket Xedule door saMBO-ICT gefaciliteerd. Ook starten we najaar 2014 met Trajectplanner en ligt er een verzoek met betrekking tot Corsa (Document Management Systeem).

Het goede nieuws is dat het belang van kennisdeling en belangenbehartiging onder de vlag van saMBO-ICT door de instelling wordt gewaardeerd. Voor de 6 saMBO-ICT medewerkers (4,5 FTE) een stevige klus aangezien de bijeenkomsten zich concentreren rond een aantal weken per jaar.



Herziening kwalificatiestructuur
PvE Herziening kwalificatiestructuur beschikbaar
Het programma van eisen is op 20 juni 2014 verschenen en hier te downloaden. Het kent een viertal thema’s: Administratie, Logistiek, Onderwijscatalogus en Koppelvlakken. Tevens is een lijst van begrippen toegevoegd en een overzicht van actuele afspraken en besluiten die ten grondslag liggen aan dit PvE.

Start realisatiefase aanpassing systemen
Op 25 juni is er door saMBO-ICT, samen met de Regieorganisatie van OCW, een bijeenkomst georganiseerd voor het (product)management van de leveranciers en de gebruikersgroepen. Op deze bijeenkomst is onder andere gesproken over de status ‘bevroren’ van het programma van eisen. Zie de presentatie.
Ook op deze bijeenkomst is de voorziening bij saMBO-ICT toegelicht die gedurende de komende periode de realisatie van de wijzigingen in de processen en de systemen gaat begeleiden en ondersteunen. Het plan voor deze voorziening kunt u hier vinden. Zie ook de presentatie hierover.

Problematiek koppelvlak kwalificatiestructuur
Mede naar aanleiding van de hKS bijeenkomst op 14 mei, organiseerde saMBO-ICT op 19 juni een bijeenkomst met leveranciers, gebruikersgroepen, SBB en DUO om de bestaande problematiek rond het koppelvlak m.b.t. de kwalificatiestructuur te analyseren en om verbeteringen af te spreken. Dit memo diende als vertrekpunt van de bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst is afgesproken hoe zowel op korte als op lange termijn te komen tot een betere werking van het koppelvlak. Daarbij was aandacht voor tijdigheid van vaststelling en beschikbaarheid van de kwalificatiestructuur inclusief crebocodes, een technisch goed werkend koppelvlak, inhoud juist en synchroon tussen de verschillende ketenpartners en invoering van goed versiebeheer. Zie verder het verslag van de bijeenkomst.



Actieplan Informatiebeveiligingsbeleid mbo
Informatiebeveiliging is een belangrijk thema. Het belang ervan wordt onderstreept door Europese regelgeving en aangetoond door een serie incidenten. Maatschappelijk, maar ook vanuit de overheid is er druk om binnen instellingen maatregelen te nemen. Ook wordt binnen veel instellingen gelukkig gezien dat we risico’s lopen wanneer we informatiebeveiliging niet op orde hebben.

Maatregelen op dit gebied moeten worden genomen binnen elke instelling afzonderlijk, maar ook gezamenlijk kunnen we veel doen, zoals:
  • het stellen van normen (wanneer is het op orde?)
  • het meten van die normen (hebben we het op orde?)
  • het nemen van maatregelen (hoe pak je het aan?)
  • het opdoen van kennis (wat moet je weten?)
In het actieplan Informatiebeveiligingsbeleid worden activiteiten genoemd die de komende periode genomen worden. Bijvoorbeeld het afspreken van normen met de overheid of het uitbrengen van een Hoe? Zo! boekje over dit onderwerp. Het actieplan zal komend cursusjaar worden uitgevoerd onder leiding van de taskforce Informatiebeveiligingsbeleid. Deze taskforce werk daarbij intensief samen met Kennisnet en Surf. Het actieplan is hierbeschikbaar..



iAgenda
In de inleiding wordt al aangegeven dat er gewerkt wordt aan een iAgenda. Het is een overzicht van allerlei beleidsmaatregelen en activiteiten op het gebied van informatievoorziening en ICT. Met verschillende partijen (DUO, SBB, OCW en saMBO-ICT) is een eerste versie ontwikkeld. Deze beschrijft per maatregel of activiteit wat de impact is op gegevensuitwisseling of gevolgen voor de administratieve organisatie binnen een instelling. Ook zijn de verschillende acties in de tijd uitgezet. Zo zal de herziening van de kwalificatiestructuur definitief moeten ingaan in 2016, maar zijn er ook maatregelen waar nog onduidelijk is wanneer de instellingen er iets van gaan merken.

Naast de deelnemende organisaties is de iAgenda ook voor instellingen een handig middel om na te gaan wat er op dit moment en de komende jaren allemaal speelt. Ook wordt de iAgenda voor het MBO gedeeld met de andere onderwijssectoren. Soms is daar hetzelfde aan de hand en kunnen we gezamenlijk optrekken of voorzieningen realiseren.

De iAgenda is geen statisch document, het zal geregeld worden aangepast. Na de eerste versie die op de site te vinden is, komen er geregeld nieuwe versies. Via de nieuwsbrief zullen we melden wanneer er een nieuwe versie wordt gepubliceerd.
Heeft u suggesties voor aanvullingen en/of wijzigingen, dan kunt u die doorgeven aan Jan Bartling.



Facet webservices
Alhoewel het in onze nieuwsbrief al een tijdje stil is rond Facet, het computerexamensysteem dat Examentester gaat opvolgen bij het afnemen van de landelijke ontwikkelde examens, Nederlands, rekenen en Engels, gaat de implementatie gestaag door. Versies van Facet volgen elkaar op en elke afnameperiode worden er nieuwe pilotscholen toegevoegd. Voor het importeren van afnamegegevens (deelnemers en groepen) en het exporteren van resultaten maakt Facet gebruik van CSV- en XML-bestanden. Alhoewel het hier om een beproefde methodiek gaat, bestaan er minder arbeidsintensieve oplossingen om de grote aantallen afnames binnen het MBO te faciliteren. Om aan deze wens vanuit het veld tegemoet te komen worden er najaar 2014 enkele webservices beschikbaar gesteld. Woensdag 11 juni zijn leveranciers van toe- en afnemende systemen geïnformeerd over de inhoud, techniek en implementatie van de services en is hun feedback in ontvangst genomen.



Uitwisselen generieke examenresultaten
Vanaf 1 december start de aanlevering van resultaten Nederlandse taal MBO niveau 4 aan BRON, met een opschaling naar de niveaus 2 en 3 en rekenen niveau 4 per 1 augustus 2015. Deze aanlevering raakt een aantal partijen: instellingen moeten hun (examen) processen hierop aanpassen, de administratieve systemen moeten aangepast worden en aan de DUO kant vereist het aanpassen van BRON. Om dit proces in goede banen te leiden is in mei een brede werkgroep gestart met de uitwerking ervan via de SCRUM systematiek. Hierbij wordt het geheel in kleine stukjes uitgewerkt, ontwikkeld en opgeleverd. Met complicerende elementen als ‘beperkte houdbaarheid van de resultaten’ , ‘ vrijstellingen’ etc. wordt uiteraard rekening gehouden met als beoogd resultaat een robuuste en werkbare oplossing.



Referentie programma van eisen examenprocessen mbo
Afgelopen maanden is door een groep experts gewerkt aan het opstellen van een referentiekader voor een programma van eisen met betrekking tot de examenprocessen in het mbo. Hier was vanuit de beleidsmedewerkers Examineringen behoefte aan ontstaan als ondersteuning voor het gesprek met de ict afdeling en/of het informatiemanagement van de instelling. Dit is dan ook het eerste doel van het referentiekader, dat geheel gebaseerd is op de Procesarchitectuur Examinering van de MBO Raad. Gebleken is dat de procesarchitectuur goed werkt en door MBO-instellingen als handvat wordt gebruikt. Hiernaast is ook gebleken dat examineren een bijzonder ingewikkeld en complex proces is met vele processtappen, handelingen en documenten hetgeen betekent dat ondersteuning door systemen zeer wenselijk is.

Instellingen gebruiken de systemen die er zijn op verschillende manieren en naast bestaande systemen worden er door enkele partijen nieuwe systemen ontwikkeld. De aansluiting van de ‘nieuwe’ systemen op de huidige systemen in de MBO-instellingen vormt een aandachtspunt. Men wil nadrukkelijk niet nog meer losse systemen: het is juist zaak dat systemen met elkaar communiceren. Doel van het referentiekader is dan ook het kwalitatief verbeteren van de ondersteuning van examinering (inclusief diplomering) in het mbo. Als de dialoog tussen de informatiemanagers en stafmedewerkers examineren van MBO-instellingen verbeterd kan worden, hetgeen tijdens de werkbijeenkomsten bij de totstandkoming van dit referentiedocument ook gebleken is, dan zal er zeker ook een verbetering plaatsvinden wat betreft de aansluiting van het examensysteem en de eisen van examinering.

Het referentiekader is tot stand gekomen in samenwerking met Kennisnet, het Servicepunt Examinering MBO, MBO-Raad, saMBO-ICT, enkele MBO-instellingen en Capgemini en wordt direct na de zomervakantie aan de instellingen aangeboden.



Programma MBOcloud
Realisatie MBOcloud steeds een stapje dichterbij!
De afgelopen drie maanden had ‘kwartiermaker’ Koen van der Drift de opdracht met partijen SURFnet en Kennisnet een start te maken met het MBOcloud-realisatie project.
Wat is ondertussen gerealiseerd?
  1. De actoren en krachtenvelden zijn geïnventariseerd.
  2. Er zijn keuzes gemaakt aan de hand van het Plan van Aanpak over de aanpak in plateau’s, gebruik van de ECK-standaard, het gebruik maken van bestel-betaalketens van marktpartijen en rond de aanpak van een persistente unieke MBO-ID, ....
  3. Het Functioneel ontwerp / Programma v Eisen MBOcloud is vastgesteld.
  4. Er is een bestek voor plateau 1, Business case MBOcloud en governance MBOcloud voorgelegd aan de Taskforce, opmerkingen zijn verwerkt.
  5. Er is instemming van de directeuren Kennisnet en SURFnet met betrekking tot de governance.
  6. Het bestuur van saMBO-ICT heeft deelname van SURFnet en SURFmarket in MBOcloud-project veiliggesteld dankzij besluiten van ALV MBO-raad en ALV SURF om het MBO op te nemen in de SURF-familie.
  7. Er is draagvlak bij de GEU en 2 distributeurs om aan de cloud hub te koppelen en de open catalogus te vullen.
  8. Er is draagvlak bij MBO-bestuurders voor MBOcloud. Bovendien is er de bereidheid om financiering van plateau 1 te organiseren.
  9. Vrijdag 27 juni komen de directies van SURFnet/Kennisnet bij elkaar om de inzet en aanpak voor plateau 1 te accorderen.
We hopen dat tijdens het overleg met Kennisnet en SURFnet op 27 juni goedkeuring wordt gegeven aan de inzet van een architect die het bestek van plateau 1 verder uitwerkt, de volgende stap op weg naar realisatie van MBOcloud. En aan de inrichting van een projectteam dat de realisatie ter hand neemt zodra de financiering rond is!

Samenstelling Taskforce MBOcloud
De volgende scholen zijn in de taskforce vertegenwoordigd: Aeres groep, Aventus, Da Vinci College, Deltion College, Drenthe College, Graafschap College, Noorderpoort, ROC de Leijgraaf, ROC Midden Nederland, ROC Nova College, ROC van Amsterdam (en ROC Flevoland), ROC van Twente, Summa College en Wellantcollege.

Meer weten over het MBOcloud-programma?
De volgende documenten zijn beschikbaar op de programma-site:
  • Folder MBOcloud 2014 – Een snel overzicht over het programma af te drukken op folderformaat
  • Functioneel Beeld MBOcloud – Toekomstvisie MBOcloud in functionele beelden, hoe werkt het voor een student, docent, etc?
  • Handreiking - Regie op de regie: Naar een veranderde dienst ICT als gevolg van de transitie naar de cloud
  • Plan van Aanpak Realisatie MBOcloud - Hoe gaan we de MBOcloud realiseren?
  • Programma van Eisen MBOcloud – Welke eisen stellen we aan MBOcloud?



Stand van zaken iFoV thema's
Professionalisering
Vanuit iFoV is een activiteit voorzien die – naar analogie van Onderwijstijd in control – ideaaltypisch de processen beschrijft die een school zou moeten inrichten om betreffende de bekwaamheidsontwikkeling van het personeel in control te zijn. Tevens worden daarbij de functionele eisen voor elke processtap in kaart gebracht. Zodoende kunnen de scholen bezien welke processen nog missen of aangepast moeten worden en kunnen de gesprekken over een adequate digitale ondersteuning met IT-leveranciers ondersteund worden.
Bovenstaande is besproken in de Focusgroep HRD van MBO15. Het Plan van Aanpak is inmiddels toegestuurd aan de HR directeuren die deel uitmaken van de Focusgroep met het verzoek de aanpak te becommentariëren en om aan te geven wie wellicht bereid is om deel te nemen aan de beoogde activiteiten.



Mbo sluit aan bij SURF
SURF en saMBO-ICT hebben bekend gemaakt dat het Middelbaar Beroeps Onderwijs (mbo) met ingang van 28 mei 2014 is gaan deelnemen in SURF. Met dit besluit formaliseren beide partijen de al langer bestaande samenwerking tussen met name SURFnet en een groot aantal mbo-instellingen. De samenwerking binnen SURF zal uiterlijk in 2017 worden geëvalueerd. Door de formalisering van de samenwerking kan elke mbo-school zich aansluiten bij SURF. Elke school beslist verder zelf welke diensten zij van SURF wil afnemen.

Klik hier voor het volledige persbericht.



Vijf vragen aan.....
Deze keer heeft Wilma van Roomen van Wellantcollege de vragen beantwoord:
  1. Wil je jezelf even voorstellen?
  2. Wat is de meest belangrijke onderwijs- of organisatieontwikkeling voor jouw organisatie?
  3. Welke ontwikkeling op het gebied van ICT is belangrijk voor jouw organisatie?
  4. Als je vijf ton krijgt, wat doe je daar dan mee?
  5. Welke technologie zou jij voor jezelf niet kunnen missen?


Vragen van en aan collega's
Vragen van/aanLeden kunnen zelf direct een vraag op de website plaatsen in de Vraagbaak. Hiervoor moet men wel zijn ingelogd. Ook om de vragen te bekijken is aanmelding vereist. Dit om te voorkomen dat willekeurige bezoekers vragen onder ogen krijgen die alleen voor onze leden bestemd zijn.

Laatst gestelde vragen:
Reageren gaat gemakkelijk. Reacties kunnen direct onder de vraag in de Vraagbaak geplaatst worden, zodat andere leden deze ook kunnen raadplegen.

Discussies op LinkedIn
Naast de Vraagbaak worden er de laatste tijd ook steeds meer en vaker vragen gesteld en discussies gestart in de LinkedIn groep van saMBO-ICT. Deze groep telt op moment van schrijven al 945 leden en daar komen wekelijks nieuwe aanmeldingen bij. Een groot verschil met de Vraagbaak is dat iedereen zich kan aanmelden voor deze groep, dus ook leveranciers en bedrijven. Sommige vragen kunnen dus nog steeds beter in onze Vraagbaak gesteld worden.