Nieuwsbrief nummer 33, april 2014

Inleiding
Gisteren waren veel mensen in Den Bosch bij de CvI conferentie. Elkaar ontmoeten, spreken, ervaringen uitwisselen zijn de belangrijkste winstpakkers van de bijeenkomst. Wat dat betreft kunnen we tevreden zijn met het bezoek aan de ruimte die we samen met Kennisnet hadden, geheel in stijl van Groei en Bloei. Ik ben benieuwd hoe het iedereen met z’n mini-plantenkas vergaat die we hebben uitgedeeld.

Net voor de conferentie hadden we de laatste dag van de Leergang Deelnemersadministratie. Deelnemers van 15 mbo-scholen zijn in drie dagen geschoold op een breed terrein van regelgeving, informatieketens, onderwijsontwikkelingen enz. De afgeronde leergang was een pilot voor een structurele scholing die in het najaar plaats gaat vinden. Gezien de reacties van de deelnemers is het een goede zaak dat we serieus aandacht geven aan een goede administratie, waarbij medewerkers goed geschoold zijn.

Groeten,

Jan Bartling


30e saMBO-ICT conferentie 17+18 september Groenhorst Barneveld
Half maart zijn de voorbereidingen gestart voor de 30e saMBO-ICT conferentie. Dit maal zijn we te gast bij Groenhorst in Barneveld op 17 en 18 september. Groenhorst is een AOC, gehuisvest in een recentelijk volledig gerenoveerd gebouw waar (praktijk)onderwijs letterlijk plaatsvindt tussen de ruim 1750 dieren die op het terrein wonen.

De saMBO-ICT conferenties stellen twee zaken centraal: ontmoeten en kennisdelen. Om dit laatste tot een succes te maken zijn we op zoek naar workshops. Wilt u iets delen met collega's, meldt dit dan uiterlijk 22 april via info@sambo-ict.nl onder vermelding van: naam instelling; naam indiener; telefoonnummer contactpersoon;- e-mailadres contactpersoon; titel presentatie/workshop en een toelichting in vijf regels.



Gebruikersdag 7 april 2014
Meer dan 125 mensen hebben zich aangemeld voor de gebruikersdag op 7 april. Volop mogelijkheid dus om kennis te delen met collega’s van andere mbo scholen. Naast het laatste nieuws over digitaal aanmelden, vernieuwing BRON mbo en actualiteiten vanuit DUO is er een demo van een eenvoudig tooltje waarmee de accreditatiestatus van leerbedrijven kan worden gecheckt. Vervolgens wordt vanuit zowel MBO Raad als het Alfa-college ingegaan op ontwikkeling rond de Onderwijsovereenkomst. De MBO Raad heeft onlangs een nieuwe versie van het Servicedocument Onderwijsovereenkomst uitgebracht.
’s Middags komen de gebruikersgroepen Edictis, EduArte, Magister en PeopleSoft Campus Solutions weer bijeen.



Gebruikersgroep Untis
Woensdag 12 maart is met 29 instellingen de aftrap gegeven voor een nieuw overleg binnen de gelederen van saMBO-ICT: het Gebruikersoverleg Untis. Veel mbo-instellingen maken gebruik van de roostersoftware van Untis. Met een gevarieerde agenda, betrokkenheid en enthousiasme zijn er verwachtingen gedeeld en afspraken gemaakt. Woensdag 14 mei, net voor het 'rooster seizoen' aanbreekt staat een vervolgbijeenkomst gepland. De agendacommissie komt half april bij elkaar, daarna zal de mogelijkheid tot aanmelden snel worden opengesteld. Inmiddels is er ook een Elgg groep beschikbaar. Vanuit saMBO-ICT coördineert Bert van Daalen de Untis overleggen. Vragen of opmerkingen over de Untis gebruikersgroep kunnen gesteld worden via info@sambo-ict.nl.



Toets- en examenleveranciers
saMBO-ICT heeft vanuit de examinering (het afnemen van examens) belang bij deze ontwikkeling, met als uitgangspunt het zo generiek mogelijk maken ervan. Met enkele partijen is hierover gesproken met als resultaat een bijeenkomst voor examenleveranciers op woensdag 9 april (13.00 – 17.00 uur bij saMBO-ICT in Woerden).
Doelstelling van deze bijeenkomst: samen met (digitale) toets- en examenleveranciers komen tot een gezamenlijk toekomst beeld inclusief de verkenning tot samenwerken. Binnenkort wordt de uitnodiging verstuurd. Geen uitnodiging ontvangen, klik dan hier om u aan te melden.


Leergang Deelnemersadministratie
15 scholen hebben meegedaan aan de pilot van de driedaagse leergang deelnemersadministratie op 20 maart, 26 maart en 1 april 2014.
De volgende onderwerpen kwamen aan bod:
BPV, wat is een deelnemersadministratie, wet- en regelgeving, actuele ontwikkelingen, examinering/diplomering, inschrijven, onderwijs ontwerpen,   uitschrijven, VSV, BRON, verantwoording/rapportages, privacy en communicatie en procesmanagement.
Omdat het een pilot was is veel aandacht besteed aan evaluatie door zowel deelnemers als sprekers. Die resultaten worden nu verwerkt en met de programmacommissie, bestaande uit 6 mbo scholen besproken. Daarna zal besloten worden hoe hier aan het eind van dit jaar een vervolg aan gegeven wordt. Aan de deelnemers hebben we gevraagd wat we over de leergang in de nieuwsbrief konden zetten. Een greep uit de reacties:
  • “Enthousiaste groep van 15 collega’s, groot scala aan praktische thema’s besproken. Sprekers die wisten waar ze het over hadden.”
  • “Breed aanbod aan sprekers en onderwerpen, gevarieerde groep, leren van elkaar.”
  • “Welke aspecten/werkzaamheden kom je tegen bij de deelnemersadministratie? Waar heb je mee te maken? Wat is je rol? Het komt allemaal aan bod in de leergang.”
  • “Dat je veel enthousiaste inleiders hebt met veel inhoudelijke kennis en dat je veel van medewerkers van collega instellingen leert.”
  • “Een positief verhaal: interactief en goede achtergrondinformatie”
  • “Als deelnemer heb ik de pilot als een goede ervaring gezien.”



Doorontwikkeling BRON
Elke instelling heeft te maken met BRON, het systeem waar we als mbo scholen de inschrijvingen aanleveren. In het verleden was dat hoofdzakelijk eenrichtingsverkeer. Scholen leveren aan BRON in het kader van de bekostiging. De afgelopen jaren is de positie van BRON langzaam aan het veranderen. Naast leveren aan BRON, willen de scholen ook dat er gegevens worden geleverd aan de scholen, bijvoorbeeld in het kader van de bekostiging of van vooropleidingsgegevens. Dat laatste is het geval met digitaal aanmelden in het mbo.

BRON gaat veranderen, gericht op die nieuwe bredere taak. Dat wil zeggen dat in het vernieuwde BRON berichten direct worden uitgewisseld. Een mutatie op de school wordt direct doorgegeven aan BRON, maar ook wijzigingen in de status van een student wordt direct doorgegeven aan de school. Dat is van belang voor de nieuwe vorm van bekostigen, maar ook rondom de bpv-keten en de nieuwe kwalificatiestructuur.

In de Informatiekamer van 7 maart is de beslissing genomen om BRON te vernieuwen. In de werkwijze van DUO zal veel meer worden samengewerkt met instellingen en leveranciers, zodat de uitwisseling van gegevens zowel de overheid als de scholen van dienst kan zijn.



BPV keten
Een analyse van de gegevensuitwisseling in de bpv-keten laat zien dat er vereenvoudigingen mogelijk zijn. In de keten speelt een aantal partijen een rol. In de eerste plaats de mbo-school die zorgt voor een goede stageplek voor de student. Maar ook spelen de kenniscentra een rol in de accreditatie van het stagebedrijf. Tenslotte is er een rol weggelegd voor DUO, waar gegevens mee uitgewisseld moeten worden. Naast deze drie spelers, hebben natuurlijk ook de student zelf en het stagebedrijf een rol in het proces.

Bij de kenniscentra gaat de komende tijd veel veranderen. Zo worden de wettelijke taken rondom de stage overgedragen aan SBB. Er zal dus het een en ander wijzigen in de uitwisseling van gegevens. Dit heeft geleid tot de afspraak dat we een nadere analyse maken van de huidige situatie (ist) en de gewenste situatie (soll) van de keten. Doel is om de uitwisseling simpeler en doeltreffender in te richten. Via de gebruikersgroepen worden de instellingen nauw betrokken bij de analyse en het formuleren van eisen en wensen.

De analyse is belangrijke input voor de transitie van de kenniscentra naar SBB, maar ook voor de eisen die aan het nieuwe BRON gesteld worden.



Programma MBOcloud
Plan van Aanpak, FO/PVE en plateauplanning.
Vorige maand is Koen van der Drift in opdracht van Kennisnet en SURFnet gestart als kwartiermaker voor het realisatieproject van MBOcloud. Om het speelveld snel in beeld te krijgen is Koen gestart met een ronde langs een aantal belangrijke stakeholders: Kennisnet, SURF(net), enkele instellingen, distributeurs, vertegenwoordigers van Uitgeverijen. Zijn belangrijkste conclusie: het ‘Functioneel Beeld’ wordt breed gedeeld. De gekozen aanpak om te komen tot realisatie is verwoord in het Plan van Aanpak dat afgelopen week in de Taskforce is besproken. De komende maand staat in het teken van het schrijven van een Functioneel Ontwerp/Programma van Eisen op basis van het Functioneel Beeld. Daarna wordt een globale plateauplanning opgesteld zodat voor alle partijen duidelijk is, wat wanneer wordt opgeleverd.

Summa College toegetreden tot de Taskforce
Vorige week is ook het Summa College (Eindhoven) toegetreden tot de Taskforce MBOcloud. Met het Summa College worden nu 12 scholen in de Taskforce vertegenwoordigd: Aventus, Da Vinci College, Deltion College, Graafschap College, Noorderpoort, ROC de Leijgraaf, ROC Nova College, ROC van Amsterdam (en ROC Flevoland), ROC van Twente, Summa College en Wellantcollege.

Meer weten over het MBOcloud-programma?
De volgende documenten zijn beschikbaar op de programma-site:
  • Folder MBOcloud 2014 – Een snel overzicht over het programma af te drukken op folderformaat
  • Functioneel Beeld MBOcloud – Toekomstvisie MBOcloud in functionele beelden, hoe werkt het voor een student, docent, etc?
  • Handreiking - Regie op de regie: Naar een veranderde dienst ICT als gevolg van de transitie naar de cloud
Geplande presentaties:
  • Dinsdag 27 mei: ECK – klantdag - presentatie IECK/MBOcloud



Programma iFoV - Herziening Kwalificatiestructuur
Op 10 maart is de goed bezochte informatiessie gehouden over de Herziening van de Kwalificatiestructuur voor gebruikersgroepen en leveranciers. Vanuit OCW is de laatste stand van zaken rond de KS toegelicht. Twynstra Gudde die vanuit het Programma iFoV de opdracht heeft gekregen om de programma's van eisen voor de systemen die op de instellingen in gebruik zijn te formuleren gaf een toelichting op hun aanpak. Op basis van wat er de afgelopen maanden aan impactanalyses is uitgevoerd maken zij een eerste versie. Daarbij clusteren zij de tot dusver opgeleverde informatie in een drietal thema's.

In een drietal bijeenkomsten zal deze informatie samen met instellingen omgewerkt worden tot programma's van eisen. Naast dit drietal PvE's, wordt een vierde PvE opgeleverd met betrekking tot de koppelvlakken met DUO en SBB. Begin mei zal er in een speciale bijeenkomst met leveranciers een toelichting worden gegeven op de PvE's. Half mei worden de PvE's aan de gebruikersgroepen opgeleverd, waarna zij met hun leveranciers aan de gang kunnen om de aanpassingen aan de systemen te realiseren.



Preconferentie GROEI & bloei
Nu het model van de herziene Kwalificatiestructuur is vastgesteld ontstaan er vragen op het gebied van onderwijs en leermaterialen: Wat is de impact van de nieuwe kwalificatiedossiers op het ontwerp en programmering van het onderwijs? Wat betekent dit voor scholen en wat voor leermiddelen? Hoe bereiden wij ons hier gezamenlijk op voor?

Om die vragen te verkennen organiseerden saMBO-ICT, de Groep Educatieve Uitgeverijen (GEU) en Kennisnet op 2 april in Den Bosch een ‘preconferentie’, voorafgaand aan de CvI-conferentie Groei en Bloei. De ruim 30 deelnemers waren afkomstig van MBO-scholen en de uitgeverijen die in het MBO actief zijn. In de preconferentie werd de impact van de herziene kwalificatiestructuur verkend aan de hand van een aantal inleidingen van Jan Bartling, Eric Jongepier, John Schobben en Jannes Hessels. Aansluitend was er een levendige discussie tussen het publiek en het panel van sprekers. De resultaten van de discussie zijn vastgelegd in de vorm van een aantal mindmaps. De initiatiefnemers zullen op basis van de resultaten van de pre-conferentie afspraken maken over concrete gezamenlijke vervolgstappen. Een uitgebreid verslag met de verschillende presentaties en mindmaps staat op onze website.



Procesmodel Onderwijstijd in Control
Op de website van het iFoV thema Onderwijstijd is het Procesmodel Onderwijstijd In Control verschenen.

Samen met een aantal instellingen, de MBO Raad en de Inspectie zijn de processen in kaart gebracht die idealiter binnen de instellingen ingericht moeten zijn om binnen de nieuwe normen van onderwijstijd over de gehele betreffende opleiding in control te zijn. Tevens is per stap in het proces aangegeven welke functionele vereisten er bestaan om die stap met it goed te ondersteunen.



Algemeen Informatiepunt Onderwijstijd
Vanuit het programma iFoV is overleg gevoerd met de MBO Raad, Inspectie, MBO15, Kennisnet en OCW over de stroomlijning van de informatievoorziening rond het thema Onderwijstijd aan de scholen. Afgesproken is dat er bij MBO15een centraal Informatiepunt Onderwijstijd wordt ingericht. Scholen kunnen zich tot dat informatiepunt wenden en MBO15 zal er voor zorgen dat vragen doorgespeeld worden aan een van de genoemde partijen. Beantwoorden zal ook via MBO15 plaatsvinden. Het is de bedoeling dat er een centrale kennisbasis wordt gevormd rond het thema Onderwijstijd. Eerder ingerichte voorzieningen zoals het Adviespunt van Kennisnet blijven bij bedoelde partijen in stand maar zullen naar elkaar verwijzen.



Document Management Hoe? Zo!
Elke school heeft te maken met documenten, officiële documenten zoals overeenkomsten en contracten, maar ook examens, verslagen, enz. Hoe ga je met dit soort documenten om, hoe vind je de juiste documenten terug en hoelang moet je ze bewaren? Allemaal vragen waar je als onderwijsorganisatie een antwoord op moet kunnen geven. Zie hier het onderwerp van dit boekje:Documentmanagement.
Kennisnet, saMBO-ICT en de FSR (het facilitair samenwerkingsverband van de ROC’s) werken samen om scholen te helpen hun document- management en archivering beter in te richten en te digitaliseren. Als resultaat is in januari 2014 een rapport verschenen: ‘Document- management in het MBO’. Om het thema documentmanagement overzichtelijk en toegankelijk te maken voor een bredere doelgroep, is er nu een Hoe?Zo! publicatie over het onderwerp. We beantwoorden hierin vragen die leven rondom het onderwerp documentmanagement vanuit het perspectief van bestuur en onderwijsmanagement in het mbo. Mocht u na het lezen van deze publicatie meer informatie willen, verwijzen we u graag door naar het bovengenoemde rapport.



Roadmap iECK
Het programma Implementatie ECK (iECK) is de opvolger van het LiMBO-programma. Met dit programma wordt samen met uitgevers, distributeurs en systeemleveranciers, gezorgd voor een verdere implementatie van de afgesproken standaarden. Doel van het geheel is het vereenvoudigen van de leermiddelenketen, zodat de studenten en docenten een aanzienlijke verbetering ervaren.

Het iECK programma heeft met schoolbestuurders en leveranciers een mbo-programmagroep gevormd en hebben de implementatie stappen beschreven die de komende jaren gezet zullen worden. Die stappen bestaan uit het komen tot een persistente mbo-identiteit tot aan het uitwisselen van leergegevens met uitgevers. De roadmap laat al deze acties zien in de tijd. De roadmap staat op de website.

Naast de implementatie van standaarden is het programma ook gericht op de procedurele implementatie bij scholen zelf. Daar is een sterke verbreding van het programma te zien. Doel is dat er in 2014 meer dan vijftien instellingen gebruik maken van de iECK standaarden. Dat moet instellingen minder gedoe opleveren, maar ook administratieve lasten verlichten t.a.v. het gebruik van (digitale) leermiddelen.



Herziening Kwalificatiestructuur
In de vorige nieuwsbrief is aandacht gegeven aan het traject dat saMBO-ICT uitvoert om de randvoorwaarden te scheppen om (vrijwillige) invoering in 2015 mogelijk te maken van de nieuwe structuur. Naast de processen en systemen is er echter ook aandacht voor de andere aspecten, het maken van de kwalificatiedossiers, de implementatie op de mbo-scholen en het wetgevingstraject. In een structureel overleg stemmen we af met deze andere ontwikkelingslijnen. Zo zullen instellingen mogelijk opnieuw hun onderwijs willen ontwerpen en kan er vraag ontstaan naar een tool om dat te ondersteunen. Maar ook moeten afspraken gemaakt op welke wijze de kwalificatiestructuur wordt aangeleverd aan de instellingen. Ook de metadatering van keuzedelen is van belang om straks in de instellingen het juiste aanbod te vinden en uit te voeren.

E-magazine
Vanaf begin mei zal er maandelijks een nieuw e-magazine uitkomen over de implementatie van de Herziening van de Kwalificatiestructuur MBO. Veel partijen, waaronder saMBO-ICT, zijn hierbij betrokken. Het e-magazine informeert overzichtelijk over de opbrengsten van de herziening voor onderwijs, bedrijfsleven en studenten. Ook geeft het magazine inzicht in de voortgang en samenhang van dit traject en van specifieke inhoudelijke onderwerpen zoals kwalificatiedossiers, de introductie van keuzedelen of de mogelijkheden die de start met het vrijwillige jaar biedt. Alles gericht op de definitieve implementatie per augustus 2016 van de herziene kwalificatiestructuur.

Het e-magazine zal in juni worden gekoppeld aan de website www.herzieningmbo.nl die begin juni live gaat. Op de hoogte blijven van dit initiatief kan door naam, organisatie en e-mailadres door te geven aan: info@herzieningmbo.nl. Dan ontvang je het eerste e-magazine begin mei in je mailbox.



Vragen van en aan collega's
Vragen van/aanLeden kunnen zelf direct een vraag op de website plaatsen in de Vraagbaak. Hiervoor moet men wel zijn ingelogd. Ook om de vragen te bekijken is aanmelding vereist. Dit om te voorkomen dat willekeurige bezoekers vragen onder ogen krijgen die alleen voor onze leden bestemd zijn.

Laatst gestelde vragen:
Reageren gaat gemakkelijk. Reacties kunnen direct onder de vraag in de Vraagbaak geplaatst worden, zodat andere leden deze ook kunnen raadplegen.

Discussies op LinkedIn
Naast de Vraagbaak worden er de laatste tijd ook steeds meer en vaker vragen gesteld en discussies gestart in de LinkedIn groep van saMBO-ICT. Deze groep telt op moment van schrijven al 924 leden en daar komen wekelijks nieuwe aanmeldingen bij. Een groot verschil met de Vraagbaak is dat iedereen zich kan aanmelden voor deze groep, dus ook leveranciers en bedrijven. Sommige vragen kunnen dus nog steeds beter in onze Vraagbaak gesteld worden.